Übergabe und Übernahme einer vermieteten Immobilie
Wie der Zustand einer vermieteten Immobilie bei Übergabe und Übernahme dokumentiert wird, was im Übergabeprotokoll festgehalten wird und wie Streitigkeiten über den Ausgangszustand vermieden werden.
Die Übergabe und Übernahme einer vermieteten Immobilie wird durch die Beschreibung des Zustands jedes Raumes, das Inventar der übergebenen Gegenstände, die Zählerstände, die Anzahl der Schlüssel und datierte Fotos dokumentiert. Ziel der Dokumentation ist es, eine gemeinsame Referenz für den Zustand zu Beginn und am Ende der Mietzeit zu haben.
Diese Art der Dokumentation ist keine technische Konformitätsprüfung und bewertet nicht, ob Installationen oder Arbeiten technischen Anforderungen entsprechen. Sie hält sachlich fest, was vorhanden ist, in welchem erkennbaren Zustand es sich befindet und wie es zum Zeitpunkt der Übergabe oder Übernahme funktioniert.
Der Unterschied zwischen normaler Abnutzung und einer während der Nutzung entstandenen Beschädigung lässt sich nur dann korrekt diskutieren, wenn der Ausgangszustand dokumentiert wurde. Ohne Fotos und klare Beschreibungen wird die Diskussion zu einem Streit um Erinnerungen.
Was Sie wissen sollten
Ein nützliches Übergabeprotokoll enthält: Datum und Parteien, Adresse der Immobilie, den sachlich beschriebenen Zustand jedes Raumes, das Inventar der Möbel und Elektrogeräte mit ihrem erkennbaren Zustand, die Zählerstände der Versorgungsleistungen, Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel, zum Übergabezeitpunkt bestehende Mängel und beigefügte Fotos. Je konkreter die Beschreibung, desto weniger Spielraum bleibt für Interpretationen am Ende des Mietverhältnisses.
Wann sie sinnvoll ist
- zu Beginn eines Mietverhältnisses, um den Ausgangszustand festzuhalten
- am Ende des Mietverhältnisses, zum Vergleich mit dem Ausgangszustand
- beim Mieterwechsel in einer möblierten oder ausgestatteten Immobilie
- bei Immobilien, die aus der Ferne verwaltet werden und bei denen der Eigentümer selten anwesend ist
- bei der Übergabe einer Immobilie zwischen Verkäufer und Käufer nach Abschluss der Transaktion
Was wir dokumentieren
- den sichtbaren Zustand von Wänden, Decken und Böden, je Raum
- Innen- und Außentüren sowie -fenster: Funktion, Beschläge, sichtbare Schäden
- Sanitärobjekte und Armaturen: Erscheinungsbild, Funktion beim Öffnen, sichtbare Undichtigkeiten
- Elektrogeräte: Modell, Erscheinungsbild, grundlegende Funktion, sofern sicher prüfbar
- Möbel: Teile, erkennbarer Zustand, bestehende Schäden
- Leuchten, Steckdosen und sichtbare Schalter
- Verbrauchszähler und Zählerstände zum Übergabedatum
- übergebene Schlüssel, Karten, Fernbedienungen und Zubehör
- Nebenräume: Balkon, Abstellraum, Keller, Garage, Hof, sofern Teil des Vertrags
Punkte, die ausdrücklich erwähnt werden sollten
- bereits bei der Übergabe bestehende Mängel, damit sie nicht später dem Mieter zugeschrieben werden
- laufende oder zugesagte Reparaturen mit vereinbartem Termin
- Bereiche mit zum Übergabezeitpunkt sichtbaren Feuchtigkeitsspuren
- Elektrogeräte, die nur teilweise oder mit Einschränkungen funktionieren
- Elemente, die im Inventar gegenüber der Anzeige oder dem Vertrag fehlen
- vereinbarte Nutzungsregeln: Lüften, Mindestheizung im Winter, Nutzung der Nebenräume
Was die Dokumentation bestätigen kann
Die Dokumentation der Übergabe und Übernahme bestätigt den sichtbaren Zustand der Immobilie, das übergebene Inventar und die Zählerstände zum jeweiligen Datum, gestützt durch Fotos. Sie ist eine sachliche Referenz, die für spätere Gespräche zwischen Eigentümer und Mieter nützlich ist.
Was die Dokumentation NICHT bestätigen kann
Die Zustandsdokumentation stellt nicht fest, ob Installationen oder Arbeiten technischen Anforderungen entsprechen, prüft keine verdeckten Elemente und bestimmt nicht die Ursache einer Beschädigung. Sie ersetzt keine technische Inspektion und entfaltet keine rechtlichen Wirkungen aus sich selbst heraus; ihr praktischer Wert ergibt sich daraus, dass sie von beiden Parteien akzeptiert und unterschrieben wird.
Häufige Fehler
- Protokolle mit allgemeinen Formulierungen wie „guter Zustand“, ohne Details
- fehlende Fotos oder Fotos ohne Datum und ohne Kontext
- Auslassen der Zählerstände
- unvollständiges Inventar bei möblierten Immobilien
- Dokumentation nur bei der Übergabe, nicht bei der endgültigen Übernahme
- Unterschreiben des Dokuments, ohne dass beide Parteien die Immobilie tatsächlich begangen haben
Checkliste für Übergabe und Übernahme
Vor dem Termin
- Vertrag und Inventarliste vorbereiten
- sicherstellen, dass die Versorgungsleistungen für Prüfungen funktionsfähig sind
- festlegen, wer unterschreibt und in wie vielen Exemplaren
Raum für Raum
- den Zustand von Wänden, Decke und Boden beschreiben
- Fenster, Türen und Beschläge prüfen
- jede Wand und jeden vorhandenen Schaden fotografieren
Bad und Küche
- alle zugänglichen Ventile öffnen und auf Undichtigkeiten prüfen
- Abdichtungen an Wanne, Dusche und Waschbecken prüfen
- Elektrogeräte testen, die sicher eingeschaltet werden können
Zähler und Zugang
- Zählerstände für Strom, Wasser und Gas notieren
- jeden Zähler mit lesbarem Stand fotografieren
- übergebene Schlüssel, Karten und Fernbedienungen zählen
Zum Abschluss
- das Dokument gemeinsam noch einmal durchlesen
- die Fotoliste beifügen
- beide Exemplare unterschreiben und je eines behalten
Wie BuildScan helfen kann
BuildScan führt die Dokumentation der Übergabe oder Übernahme als von beiden Parteien unabhängige Dienstleistung durch: Wir begehen die Immobilie, fotografieren systematisch, erfassen Inventar, Zählerstände und bestehende Mängel und liefern einen digitalen Bericht, der dem Vertrag beigefügt werden kann.